为加强农机购置补贴档案资料的管理，准确、完整、系统地反应农机购置补贴工作全过程，便于社会监督和查阅，2013年，新疆察布查尔县农机局安排专人，对2007年至2011年的农机购置补贴机具各类档案进行再次核对、整理、归类，确保资料规范、完整、准确。

一是加强补贴机具档案管理硬件建设。在县农机局设立了档案室，配备了档案柜、电脑、打印机等办公设备，明确专人负责档案收集、整理和日常管理，实行“谁负责、谁签字”的原则，明确责任、严明纪律。

二是建立健全档案管理制度。建立了《察布查尔县农机购置补贴档案管理制度》，并按照制度要求，强化了基础性资料的积累和管理，对补贴资料归档、保管、查阅等进行了统一要求，对项目实施全过程所形成的资料进行有效管理，确保补贴档案管理工作逐步走向制度化、规范化。

三是健全档案内容及归类。配置了标准的档案盒，印制了统一的档案边标，对农机购置补贴资料进行再次整理，将购机补贴申请表、购机者身份证明复印件、补贴指标确认通知书、人机合影照片、公示材料等资料进行分类建档，做到户户建档、人机统一、手续齐备、资料齐全。同时进行归类管理，装订成册，以便于相关资料的查阅和上级部门的检查。

四是及时录入上报档案信息。安排专人认真做好购机补贴信息的录入、上报工作，根据新疆农机购置补贴管理系统要求，将补贴机具的档案信息进行审核、整理后，及时进行数据录入、公示等，确保补贴档案的时效性。同时对电子档案实行专机管理，并购置专门移动存储设备及时备份，确保数据、准确。